Afet Gönüllüleri Aydınlatma Metni
İSTANBUL BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
AFET GÖNÜLLÜLERİ PROJESİ KAPSAMINDA KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN AFET GÖNÜLLÜLERİ AYDINLATMA METNİ
Veri Sorumlusu : İstanbul Büyükşehir Belediyesi
İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kemalpaşa Mh. 15 Temmuz Şehitleri Cd. No:5 34134 Fatih / İstanbul
İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı (“İBB”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili mevzuat ile yasal düzenlemeler doğrultusunda; İtfaiye Daire Başkanlığı – Afet Koordinasyon Merkezi Şube Müdürlüğü tarafından sunulan “Afet Gönüllüleri Projesi” kapsamında katılımcı olarak nitelendirilecek gönüllü vatandaşlarımıza ait kişisel verilerin işlenmesi, saklanması ve aktarılmasına ilişkin olarak işbu aydınlatma metni hazırlanmıştır.
Hangi Kişisel Verileriniz İşlenmekte ve Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları, Hukuki Sebepleri ve Toplama Yöntemleri Nelerdir?
Faaliyetlerimiz ve yürüttüğümüz proje kapsamında gönüllü vatandaşlarımıza ait kimlik bilgileri (ad, soyad, doğum tarihi, cinsiyet), iletişim bilgileri (e-posta adresi, adres bilgisi, telefon numarası), özlük bilgileri (eğitim durumu, meslek türü) çevrimiçi elektronik formlar aracılığıyla, görsel ve işitsel kayıt bilgileri (fotoğraf, video, işitsel kayıtlar) işlem güvenliği bilgileri (IP adresi bilgileri, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, şifre bilgileri, log kaydı, cihaz MAC adresi bilgileri) elektronik cihazlar aracılığıyla toplanacak ve işlenecektir.
Söz konusu kişisel verileriniz; iş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, sosyal sorumluluk ve sivil toplum aktivitelerinin yürütülmesi, organizasyon ve etkinlik yönetimi, vatandaş ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi, vatandaş memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi ve bilgi güvenliği süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla işlenmektedir.
Süreç özelinde işlenen kimlik, iletişim ve özlük verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (c) bendi ‘‘Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması’’, (ç) bendi “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması” ve (f) bendi ‘‘İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenecektir
İşlem güvenliği verileriniz, KVKK’nın 5. maddesinin 2. fıkrasının (a) bendi “Kanunlarda açıkça öngörülmesi’’ ve (f) bendi ‘‘İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebeplerine dayanılarak işlenecektir.
Görsel ve işitsel kayıt verileriniz ise, KVKK’nın 5. maddesinin 1. fıkrası uyarınca alınacak açık rızanıza dayanılarak işlenecektir.
Kişisel Verileriniz Kimlere ve Hangi Amaçlarla Aktarılabilecektir?
Kişisel verileriniz;
- Hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin destek süreçlerinin yürütülmesi, hizmet sürekliliğinin sağlanmasına ilişkin faaliyetlerin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi ve yasal düzenlemeler ile tabi olduğumuz mevzuat uyarınca kişisel verileriniz, bir mahkeme kararı veya yetkili kılınmış idari mercilerin talebi üzerine yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşlarına,
- Hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin destek süreçlerinin yürütülmesi, hizmet sürekliliğinin sağlanmasına ilişkin faaliyetlerin yürütülmesi, faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla İlçe Belediyelerine
- Hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin destek süreçlerinin yürütülmesi, hizmet sürekliliğinin sağlanmasına ilişkin faaliyetlerin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla İBB iştiraklerine,
- Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi, iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin iş süreçlerinin yürütülmesi, hizmete ilişkin destek süreçlerinin yürütülmesi, hizmet sürekliliğinin sağlanmasına ilişkin faaliyetlerin yürütülmesi, sözleşme süreçlerinin yürütülmesi faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi, acil durum yönetimi süreçlerinin yürütülmesi amaçlarıyla Tedarikçilere
aktarılabilecektir.
İlgili Kişi Olarak Haklarınız Nelerdir?
KVKK ve ilgili mevzuat kapsamında kişisel verilerinize ilişkin olarak;
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Eksik veya yanlış verilerin düzeltilmesi ile kişisel verilerinizin silinmesi veya yok edilmesini talep ettiğinizde, bu durumun kişisel verilerinizi aktardığımız üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme
haklarına sahipsiniz.
Haklarınızı Nasıl Kullanabilirsiniz?
Kişisel verileriniz ile ilgili başvuru ve taleplerinizi dilerseniz İlgili Kişi Başvuru Formu aracılığıyla;
- Daha önce bildirilen ve belediye sistemlerinde kayıtlı bulunan e-posta adresinizi kullanmak suretiyle kvkk_bildirim@ibb.gov.tr adresine elektronik posta göndererek,
- Islak imzalı ve kimliğinizi tevsik edici belgeler ile İstanbul Büyükşehir Belediye Başkanlığı Kemalpaşa Mh. 15 Temmuz Şehitleri Cd. No:5 34134 Fatih / İstanbul adresine göndererek,
- Geçerli bir kimlik belgesi ile birlikte İstanbul Büyükşehir Belediyesi’ne bizzat başvurarak,
- Mobil imza veya güvenli elektronik imza ile imzalayıp kvkk_bildirim@ibb.gov.tr adresine e-posta gönderilerek,
- Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi ve güvenli elektronik imza ya da mobil imza kullanmak suretiyle ibb@hs01.kep.tr kayıtlı elektronik posta adresimize göndererek,
İstanbul Büyükşehir Belediyesi’ne iletebilirsiniz.
Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca, İlgili Kişi’nin, başvurusunda isim, soyisim, başvuru yazılı ise imza, T.C. kimlik numarası, (başvuruda bulunan kişinin yabancı olması halinde uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası), tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numarası ve faks numarası ile talep konusuna dair bilgilerin bulunması zorunludur.
İlgili Kişi, yukarıda belirtilen hakları kullanmak için yapacağı ve kullanmayı talep ettiği hakka ilişkin açıklamaları içeren başvuruda talep edilen hususu açık ve anlaşılır şekilde belirtmelidir. Başvuruya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Talep konusunun başvuranın şahsı ile ilgili olması gerekmekle birlikte, başkası adına hareket ediliyor ise başvuruyu yapanın bu konuda yetkili olması ve bu yetkinin belgelendirilmesi (vekâletname) gerekmektedir. Başvurunun özel nitelikli veriler kapsamında olması durumunda ise Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik'in 10. maddesi uyarınca başvuruyu yapanın bu konuda özel olarak yetkilendirilmesi gerekmektedir. Ayrıca başvurunun kimlik ve adres bilgilerini içermesi ve başvuruya kimliği doğrulayıcı belgelerin eklenmesi gerekmektedir.
Yetkisiz üçüncü kişilerin başkası adına yaptığı talepler değerlendirmeye alınmayacaktır.
Kişisel Verilerinizin İşlenmesine İlişkin Talepleriniz Ne Kadar Sürede Cevaplanır?
Kişisel verilerinize ilişkin hak talepleriniz değerlendirilerek, en kısa sürede ve en geç 30 gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır; ancak işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde Tebliğ’de belirtilen esaslara göre tarafınızdan ücret talep edilebilecektir. Başvurunuza ilişkin gerekçeli cevabımız başvuruda belirttiğiniz adrese elektronik posta veya posta yolu başta olmak üzere eğer mümkünse talebin yapıldığı usul vasıtasıyla size iletilecektir.
